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Archiviazione Ottica

L’archiviazione ottica dei documenti è un servizio che prevede l’acquisizione digitale di documenti di ogni tipo (atti, documentazioni, fatture e qualunque genere di documento), per le pubbliche amministrazioni, le imprese, gli uffici e qualsiasi Ente abbia interesse a gestire un archivio elettronico della propria documentazione.

Si tratta di un servizio molto flessibile che prevede diversi gradi di informatizzazione: si va dalla semplice conservazione di copie digitali dei documenti, facilmente consultabili, alla creazione di documenti digitali in tutto e per tutto equiparabili a quelli cartacei, fino alla completa digitalizzazione dei flussi di lavoro commerciali e amministrativi normalmente basati sulla documentazione cartacea. È possibile anche rendere accessibile il database al pubblico, attraverso una piattaforma sicura su internet, in modo da informatizzare pratiche burocratiche e amministrative che coinvolgono i cittadini.

 

 

 

Il servizio comprende la scansione e l’acquisizione digitale dei documenti, la loro indicizzazione, la gestione degli accessi da parte degli operatori, la gestione e l'assistenza relative all'hardware e la consulenza per gli aspetti normativi.

Archivio Digitale

Archivio Digitale Sostitutivo

Alla creazione dell’archivio informatico si accompagna l’apposizione della firma digitale, che conferisce valore legale al documento virtuale, rendendolo a tutti gli effetti equivalenteall’originale cartaceo.

Informatizzazione del workflow

Alla conservazione dei documenti si può associare la digitalizzazione dei flussi dei processi aziendali che abitualmente si basano sull’utilizzo dei documenti cartacei. Le procedure stesse diventano così interamente digitali.

I Vantaggi

Reperibilità immediata dei documentiI dati sono disponibili in qualsiasi momento e sono raggiungibili in modo rapido anche attraverso ricerche digitali per parola chiave.

La gestione dei flussi di informazione e dei processi di lavoro legati ai documenti è più immediata ed efficace, portando vantaggi immediati in termini di organizzazione e produttività.

Efficienza organizzativa

I documenti sono sempre accessibili e consultabili; la gestione da parte degli operatori è più rapida e immediata; tutta la documentazione cartacea non occupa più posto fisico, ma è conservata al sicuro in vasti magazzini da cui può essere richiesta in qualsiasi momento.

Risparmio tempo e spazio

L’archiviazione ottica permette di abbattere i costi di archiviazione, ricerca, duplicazione e rintracciabilità dei documenti cartacei e di eliminare gli sprechi. Il Politecnico di Milano ha calcolato che per ogni fattura si potrebbero risparmiare tra gli 11 e gli 80 euro, a seconda del grado di informatizzazione del processo.

Risparmio dei costi

I servizi offerti

Consulenza

Esperti specializzati vi forniranno tutta l’assistenza necessaria per la pianificazione del servizio. Ritiro

I documenti cartacei vengono prelevati  e trasportati nella nostra struttura.

Scannerizzazione

I documenti vengono acquisiti in forma digitale. Nasce qui il documento elettronico che sostituirà quello fisico nella gestione dei dati e nella consultazione.

Apposizione firma digitale

Viene applicata l’eventuale firma digitale che garantisce il valore legale del documento. Indicizzazione earchiviazione elettronica

I documenti subiscono la registrazione, la segnatura, la classificazione e vengono inseriti in un motore di ricerca attraverso parole chiave.

Archiviazione fisica dei documenti

Gli originali vengono stoccati in un magazzino.

Interfaccia d’accesso

Gli operatori autorizzati possono accedere, attraverso una piattaforma sicura, ai documenti, per la consultazione o gli eventuali procedimenti da effettuare.

 

Le caratteristiche del servizio permettono una grande flessibilità nella scelta delle prestazioni da richiedere, del grado di informatizzazione dei processi e anche nei costi e nelle modalità del pagamento.

Flessibilità